Положення про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних, володільцем яких є Інтернет-магазин akulova.com.ua

Зміст

  1. Загальні поняття та сфера застосування
  2. Перелік баз персональних даних
  3. Мета обробки персональних даних
  4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних
  5. Місцезнаходження бази персональних даних
  6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
  7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних
  8. Права суб’єкта персональних даних
  9. Порядок роботи з запитами суб'єкта персональних даних
  10. Державна реєстрація бази персональних даних

1. Загальні поняття та сфера застосування

1.1. Визначення термінів:

  • База персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних.

  • Відповідальна особа — визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці в Інтернет-магазині akulova.com.ua, відповідно до закону.

  • Володілець бази персональних даних — фізична або юридична особа (в даному випадку — Адміністрація/Власник Інтернет-магазину akulova.com.ua), якій законом або за згодою суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом.
  • Державний реєстр баз персональних даних — єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних.
  • Загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишає свої персональні дані (окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання).
  • Згода суб’єкта персональних даних — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи (Користувача сайту akulova.com.ua) щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.
  • Знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу.
  • Обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу.

  • Персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу (Користувача, Покупця), яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.

  • Розпорядник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані від імені Інтернет-магазину. Не є розпорядником особи, яким доручено здійснювати роботи виключно технічного характеру без доступу до змісту даних.

  • Суб’єкт персональних даних — фізична особа (відвідувач, покупець сайту akulova.com.ua), стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних.

  • Третя особа — будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних.

  • Особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також дані, що стосуються здоров’я чи статевого життя.

1.2. Дане Положення обов’язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками Інтернет-магазину akulova.com.ua, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових чи договірних обов’язків.

2. Перелік баз персональних даних

2.1. Інтернет-магазин akulova.com.ua є володільцем таких баз персональних даних:

  • База персональних даних контрагентів (покупців, клієнтів, користувачів сайту).

3. Мета обробки персональних даних

3.1. Метою обробки персональних даних у системі є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання, отримання та здійснення розрахунків за придбані товари та послуги на сайті Інтернет-магазину akulova.com.ua відповідно до Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Закону України «Про електронну комерцію».

4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними

4.1. Згода суб’єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їхньої обробки.

4.2. Згода суб’єкта персональних даних може бути надана у таких формах:

  • документ на паперовому носії з реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу;

  • електронний документ з обов’язковими реквізитами (зокрема, електронним підписом);

  • проставлення відмітки (галочки) на електронній сторінці сайту akulova.com.ua під час реєстрації або оформлення замовлення, що обробляється в інформаційній системі сайту.

4.3. Згода суб’єкта персональних даних надається під час оформлення замовлення або реєстрації на сайті akulova.com.ua відповідно до чинного законодавства.

4.4. Повідомлення суб’єкта про включення його даних до бази, про його права (згідно із ЗУ «Про захист персональних даних»), мету збору та осіб, яким дані передаються, здійснюється безпосередньо під час оформлення замовлення або створення облікового запису на сайті.

4.5. Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя (особливі категорії даних), в Інтернет-магазині akulova.com.ua забороняється.

5. Місцезнаходження бази персональних даних

5.1. Вказані у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться на хостингових серверах (інформаційних системах), що забезпечують функціонування Інтернет-магазину akulova.com.ua, та/або за офіційною адресою Володільця.

6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам

6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої Інтернет-магазину akulova.com.ua на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону (наприклад, службам доставки для виконання замовлення).

6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних».

6.3. Суб'єкт відносин, пов'язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу до персональних даних володільцю.

6.4. У запиті зазначаються:

  • ПІБ, місце проживання і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу (для заявника-фізичної особи);

  • найменування, місцезнаходження юридичної особи, посада та ПІБ особи, яка засвідчує запит (для юридичної особи);

  • ПІБ та інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу, стосовно якої робиться запит;

  • відомості про базу даних чи про володільця/розпорядника;

  • перелік персональних даних, що запитуються;

  • мета та/або правові підстави для запиту.

6.5. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати 10 робочих днів з дня його надходження. Запит задовольняється протягом 30 календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законами України.

6.6. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається, якщо дані не можуть бути надані протягом 30 днів. При цьому загальний термін вирішення питання не може перевищувати 45 календарних днів.

6.7. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи у письмовій (або електронній) формі з роз'ясненням порядку оскарження.

6.8. У повідомленні про відстрочення зазначаються:

  • ПІБ посадової/відповідальної особи;

  • дата відправлення повідомлення;

  • причина відстрочення;

  • строк, протягом якого буде задоволено запит.

6.9. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.

6.10. У повідомленні про відмову зазначаються:

  • ПІБ особи, яка відмовляє у доступі;

  • дата відправлення повідомлення;

  • причина відмови.

6.11. Рішення про відстрочення або відмову у доступі до персональних даних може бути оскаржено до суду.

7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, строк зберігання даних

7.1. Інформаційна система Інтернет-магазину akulova.com.ua обладнана системними, програмно-технічними засобами та засобами зв’язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації та відповідають чинним стандартам безпеки в мережі Інтернет (включаючи використання SSL-шифрування).

7.2. Відповідальна особа організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону. Відповідальна особа визначається рішенням/наказом Володільця Інтернет-магазину akulova.com.ua.

7.3. Відповідальна особа зобов’язана:

  • знати законодавство України в сфері захисту персональних даних;

  • розробити процедури доступу до персональних даних для осіб, які забезпечують роботу сайту;

  • забезпечити виконання технічних та організаційних вимог захисту даних;

  • періодично здійснювати внутрішній контроль за дотриманням вимог законодавства;

  • негайно повідомляти Володільця сайту про факти порушень безпеки даних (не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення);

  • забезпечити належну фіксацію та зберігання логів згоди користувачів на обробку даних.

7.4. З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:

  • отримувати необхідні документи та доступ до інформаційних систем сайту, пов’язаних з обробкою даних;

  • робити копії технічних файлів, записів та налаштувань безпеки мережі;

  • вносити на розгляд пропозиції щодо покращення безпеки та захисту персональних даних на сайті akulova.com.ua;

  • одержувати пояснення від технічного персоналу сайту з питань здійснення обробки.

7.5. Працівники чи підрядники, які безпосередньо здійснюють обробку (адміністратори сайту, менеджери з продажу), зобов’язані суворо дотримуватись вимог законодавства України та внутрішніх інструкцій сайту akulova.com.ua.

7.6. Особи, що мають доступ до персональних даних, зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено. Цє зобов’язання залишається чинним і після припинення їхньої діяльності чи трудових відносин з Інтернет-магазином.

7.7. У разі порушення вимог Закону України «Про захист персональних даних», винні особи несуть цивільно-правову, адміністративну чи кримінальну відповідальність згідно із законодавством України.

7.8. Персональні дані покупців сайту akulova.com.ua не зберігаються довше, ніж це необхідно для виконання замовлень та ведення податкової/бухгалтерської звітності, або до моменту відкликання згоди суб’єктом персональних даних.

8. Права суб’єкта персональних даних (Користувача)

8.1. Суб'єкт персональних даних має право:

  • знати про місцезнаходження бази даних, що містить його персональні дані, її призначення та найменування володільця (akulova.com.ua);

  • отримувати інформацію про умови надання доступу до даних, зокрема про третіх осіб (наприклад, поштові служби), яким передаються його дані;

  • на доступ до своїх персональних даних;

  • отримувати відповідь про те, чи обробляються його дані, а також отримувати їхній зміст не пізніш як за 30 календарних днів з дня надходження запиту;

  • пред'являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних;

  • пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх даних, якщо вони обробляються незаконно чи є недостовірними;

  • на захист своїх даних від незаконної обробки, випадкової втрати чи пошкодження;

  • звертатися з питань захисту своїх прав до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду;

  • відкликати згоду на обробку персональних даних.

9. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних

9.1. Суб'єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у володільця сайту akulova.com.ua без зазначення мети запиту.

9.2. Доступ Користувача до даних про себе здійснюється безоплатно.

9.3. Запит подається у письмовій або електронній формі (на офіційний e-mail сайту) та повинен містити:

  • ПІБ, місце проживання та реквізити документа, що посвідчує особу;

  • інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу користувача;

  • перелік даних, що запитуються.

9.4. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати 10 робочих днів. Протягом цього строку володілець сповіщає користувача про те, що запит буде задоволено або дані не підлягають наданню (із зазначенням законних підстав).

9.5. Запит задовольняється повністю протягом 30 календарних днів з дня його надходження.

10. Державна реєстрація бази персональних даних

10.1. Облік та захист баз персональних даних Інтернет-магазину akulova.com.ua здійснюються відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних» та чинних вимог чинного законодавства України у сфері захисту інформації.